Aufgaben des Archivs

Das Stadtarchiv Heilbronn ist städtisches Kulturinstitut und Zentralstelle für die Heilbronner Stadtgeschichtsforschung. Es verwahrt alle amtlichen Unterlagen (Akten), die im Geschäftsgang der Stadtverwaltung organisch erwachsen und zu dauernder Aufbewahrung bestimmt sind bzw. rechtliche oder stadtgeschichtliche Relevanz besitzen.

Alle städtischen Ämter und Eigenbetriebe sind verpflichtet, sämtliche von ihnen nicht mehr benötigten Akten dem Stadtarchiv anzubieten. Die Entscheidung, welche Unterlagen vernichtet werden können, darf nur das Archiv treffen.

Sammlungsgut verschiedenster Art und Herkunft ergänzt die amtlichen Akten. Es wird sowohl vom Archiv gezielt zusammengetragen als auch von dritter Seite angeboten. Das Stadtarchiv erschließt seine Bestände, schützt sie vor Verfälschung, Beschädigung sowie Zerfall und macht sie berechtigten Interessenten zugänglich.

Hauptaufgaben

• Rechts- und Informationssicherung
  Das Stadtarchiv bewahrt das ihm übergebene Archivgut zuverlässig auf, schützt es vor Fälschungen und sorgt so für Rechtssicherung. Als "Gedächtnis der Verwaltung" unterstützt das Archiv mit Auskünften und Gutachten Stadtverwaltung und Bürgerschaft. Kurz: "Es bewahrt die Vergangenheit für die Zukunft"
• Prüfen und Bewerten, Übernehmen oder Vernichten
  Das Stadtarchiv prüft alle von der Verwaltung nicht mehr im laufenden Geschäftsgang benötigten Unterlagen hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit. Wenn sie aus rechtlichen oder gesetzlichen Gründen erhalten bleiben müssen bzw. wenn sie von geschichtlicher Bedeutung sind, werden sie ins Archiv übernommen. Was nicht zur dauernden Aufbewahrung bestimmt ist, wird datenschutzgerecht vernichtet (Kassation). Das Recht der Kassation städtischer Unterlagen steht ausschließlich dem Stadtarchiv zu.
• Sammeln und Dokumentieren
  Aus der Menge des nichtamtlichen Schriftguts wird vom Stadtarchiv Heilbronn gezielt und kontinuierlich stadtgeschichtlich relevantes Material ausgewählt und gesammelt, um das amtliche Archivgut zu ergänzen.
• Sichern und Erhalten
  Die Lagerung des Archiv- und Sammlungsguts erfolgt unter sachgerechten Bedingungen (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Licht) und unter Verschluss. Soweit notwendig, werden spezielle Erhaltungsmaßnahmen durchgeführt. Damit und durch Verfilmung sollen neue Schäden verhindert werden. Restaurierungsarbeiten sichern die Originale.
• Verzeichnen
  Um die für archivwürdig befundenen Unterlagen nutzbar zu machen, werden sie durch Findmittel erschlossen. Diese ermöglichen bei Bedarf einen raschen Überblick über den Inhalt und den Umfang eines Bestandes und verhelfen zu einem gezielten Zugriff auf gesuchte Informationen.
• Beantworten von Anfragen und Erteilen von Auskünften
  Ein wichtiger Teil der Archivarbeit besteht in der Beantwortung von Anfragen, die von der Stadtverwaltung, anderen Institutionen oder von Privatpersonen aus wissenschaftlichem, heimatgeschichtlichem, wirtschaftlichem oder persönlichem Interesse gestellt werden. Dabei ist es wichtig, über die Inhalte der einzelnen Bestände sachkundig zu sein, um möglichst umfassend antworten zu können. Werden diese Leistungen für wirtschaftliche, private oder genealogische Zwecke erbracht, sind sie gebührenpflichtig.
• Benutzerbetreuung
  Das Stadtarchiv berät und betreut bei den verschiedenartigsten historischen Nachforschungen in seinen Beständen, wobei die Fragestellungen von einfachsten bis zu komplexen Sachverhalten reichen.
• Veröffentlichungen, Präsentationen und Archivpädagogik
  Das Stadtarchiv erstellt Veröffentlichungen, konzipiert Ausstellungen, erarbeitet Referate und organisiert Veranstaltungen wie z.B. Symposien, Lesungen, Führungen, Film- und Diavorträge. Von ihm durchgeführte oder betreute sowie andere regionalgeschichtliche Forschungsarbeiten können Aufnahme in eine der Veröffentlichungsreihen des Archivs finden. Für Bildungseinrichtungen stellt das Archiv spezielle Angebote bereit.
• Stadtchronik
  Das Stadtarchiv Heilbronn führt die Stadtchronik. Zu diesem Zweck wertet es erforderliches Material verschiedenster Herkunft aus. Die Ergebnisse werden in Buchform veröffentlicht.